Comptabilité informatisée : définition

Deux principes

L’organisation des comptabilités informatisées et de leurs pièces justificatives repose sur deux domaines : la comptabilité et la gestion.

Les entreprises ont pour obligation de sauvegarder toutes les données appartenant au domaine comptable et concernant la constitution d’une écriture comptable. Parmi elles, on peut citer :

• les états comptables (grand livre, balance, journaux, centralisateur, etc.) ;
• les données comptables (écritures, comptes, tiers, immobilisations, etc.) ;
• les données de gestion (pièces commerciales, règlements, tiers, banques, articles, tarifs, mouvements de stock, TVA, etc.).

• Principes transposés à l'informatique

  Le Plan comptable général transpose aux comptabilités informatisées les principes obligatoires de tenue des comptabilités « manuelles ». Le respect de ces principes est la condition nécessaire du caractère régulier, sincère et probant des comptabilités informatisées.

  L’obligation d’absence de tout blanc ou altération imposée aux comptabilités manuelles par l’article 420-5 du Plan comptable général, s’applique aux comptabilités informatisées sous forme d’une procédure de validation interdisant toute modification ou suppression.

  Les fonctions d’un logiciel permettant la suppression d’une écriture validée ou sa modification s’opposent au principe d’irréversibilité de l’enregistrement des écritures comptables. Un logiciel comptable qui ne garantit pas l’irréversibilité et l’intangibilité des écritures validées, conformément à l’article 420-5 du plan comptable général, pourra constituer un élément conduisant à s’interroger sur le caractère régulier et probant de la comptabilité.

  Une fois les comptes clôturés, le logiciel comptable doit proposer une fonctionnalité d’exportation du fichier des écritures comptables au bénéfice de tiers, dont le fisc, dans un format aisément exploitable (article A. 47 A-1 du Livre de procédures fiscale - LPF).

• Informatique, comptabilité analytique et contrôle fiscal

  Selon le LPF (article L. 13 G) une procédure de contrôle à distance s’ajoute dorénavant à la procédure traditionnelle de vérification de comptabilité depuis le 1^er janvier 2017.

  Le fisc peut dorénavant adresser un « avis d’examen de comptabilité » à une entreprise. Cette dernière dispose alors d’un délai de 15 jours pour lui adresser, sous forme dématérialisée, une copie du FEC.

• Le FEC est organisé de façon à ce que le fisc puisse effectuer tous les tris, classements, calculs et contrôles de concordance sans avoir à se rendre sur place.

  Une fois ce document reçu, l’Administration dispose d’un délai de 6 mois pour envoyer une éventuelle proposition de rectification (ou aviser le contribuable d’un classement sans suite).

  L’absence d’envoi du FEC dans les délais peut conduire le fisc à annuler la procédure d’examen, et donc à engager une procédure de vérification de comptabilité traditionnelle.